Praca grupowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą skuteczniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w efekcie zrealizować założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy narzędzie zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość generowania sprawozdań określających zaawansowanie prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.